EL PROCESO DOCUMENTAL DE UNA EMPRESA

¿QUE ES EL PROCESO DOCUMENTAL?

Se denomina proceso documental al circuito que atraviesan los documentos de trabajo de una empresa (cartas, facturas, formularios, notas de gastos, mails, listas de precios, etc.) desde que son recibidos (desde terceros) o generados (por la propia empresa) hasta que se les da un destino final (generalmente archivo). En medio de estos 2 extremos, los documentos sufren una serie de actividades tales como: edición, circulación entre distintos departamentos, impresión, distribución por mail, fax o internet, clasificado y archivado, etc. Todas estas actividades conforman el proceso total por el cual se les da un "tratamiento" a los documentos de trabajo.

¿CUAL ES LA RELEVANCIA DE ESTE PROCESO DENTRO DE UNA EMPRESA?

El proceso documental es fundamental dentro de una compañía, pues permite el intercambio de información entre los distintos departamentos (compras, ventas, marketing, ingeniería, etc) y entre estos y su entorno (bancos, estado, clientes, proveedores, competidores, etc.). Una empresa no puede funcionar sin intercambio de información.

¿COMO HAN INFLUIDO LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN ESTE PROCESO?

Las nuevas tecnologías han provocado un cambio de paradigma revolucionario en el proceso documental, por el cual el mismo se ha simplificado, multiplicado y complejizado al mismo tiempo, dando lugar a una verdadera explosión documental desde mediados de los 90 hasta el día de hoy. El proceso documental ha sido el principal protagonista de la revolución de las comunicaciones que se da en el mundo globalizado e hiperconectado en que estamos inmersos.Decimos que el proceso se ha complejizado porque mientras que en decadas pasadas la empresa solo podía producir documentos básicos y monótonos casi artesanalmente, hoy dispone de cientos de herramientas informáticas automatizadas para producir todo tipo de documentos de alto impacto en el receptor, que suministran más y mejor información (archivos de texto, audio, video, imagen, etc.) Sin embargo, esta complejidad ha sido acompañada por una gran simplificación en lo que respecta a su generación. Mientras que en tiempos pasados solo unos pocos tenian los medios y la capacidad para "generar información", hoy cualquier individuo puede facilmente desde la PC de su escritorio producir documentos de cualquier tipo y difundirlos rápidamente, casi sin costo y sin fronteras a todo el mundo en cuestión de segundos. Esta "facilidad para comunicar" junto con la "democratización de la generación de información" han generado una multiplicación exponencial de la cantidad de información recibida y enviada, a tal punto que muchas empresas desconocen como hacer para filtrar y manejar esos contenidos y terminan por sufrir un colapso informativo entre miles de papeles, mails y mensajes.

¿QUE PROBLEMAS OCASIONA EL CAMBIO DE PROCESO DOCUMENTAL EN LAS COMPAÑÍAS?

En primer lugar, las empresas tienen más información de la que pueden procesar. Miles de documentos son recibidos o generados con una enorme cantidad de información desordenada, reiterada y desconocida. Esto conduce a que las empresas no saben que es lo que tienen, o cuando lo saben, desconocen como encontrarlo en el momento que lo necesitan.En segundo lugar, este enorme flujo de información dispara sus costos operativos debido tanto a su tamaño como a la falta de control que existe sobre el. Mayor cantidad de información generada o recibida implica mayor cantidad potencial de información impresa, y esto indudablemente se traduce en mayores costos. Los individuos día a día fotocopian e imprimen mails, e-books, fotos, paginas web, listas de precios, cartas, etc. sin pensar si realmente es necesario plasmar en papel dicha información. Se imprime por costumbre y por comodidad. En una empresa, aun con poco personal, pero con una amplia variedad de impresoras, copiadoras o facsímiles, se hace sumamente tedioso sino imposible establecer un control fehaciente sobre esta actividad.Por último, al existir una variedad tan amplia y comoditizada de documentos, los receptores exigen información cada vez más personalizada y de mayor calidad. El cliente o proveedor desestima los spam o comunicaciones masivas que no hacen mas que hacer llegar información reiterativa o inutil para sus necesidades. La despersonalización ocurrida con el avance de la Internet (que reemplazó en gran parte a las comunicaciones cara a cara o via telefonica para el suministro de información) debe ser compensada haciendo llegar documentos que brinden al receptor información clasificada, procesada y sintética que apunte directamente a sus necesidades. Solo así es posible lograr distinción y reconocimiento en la gran maraña de información.

¿DE QUE MANERA PUEDEN SOLUCIONARSE ESTOS INCONVENIENTES?

Aunque parezca reiterativo, los problemas de la tecnología pueden ser resueltos con más tecnología. Actualmente existen softwares y hardwares para solucionar estos problemas, permitiendo que las empresas puedan aumentar la eficiencia y control sobre sus procesos, al mismo tiempo que reducen costos operativos. Sin embargo, la incorporación acrítica de tecnología puede no solo no resolver el problema, sino agravarlo aún mas. Toda incorporación de maquinarias y softwares debe ser precedida por un estudio de consultoría que logre relevar la estructura tecnológica actual de la empresa, detectar las areas en las cuales se genera o recibe la información, rediseñar los circuitos y flujos de datos a fin de hacerlos mas eficientes, relevar las necesidades de tratamiento e impresión de documentos de cada departamento y recién luego configurar una arquitectura de hardware y software que pueda dar un soporte efectivo a los nuevos flujos de información, aprovechando al maximo los recursos, aumentando el control sobre las operaciones, centralizando la información y reduciendo sensiblemente los costos. Los profesionales de SYTECO S.A. se encargan de diseñar para cada compañía una solución a medida que puede satisfacer sus necesidades de comunicación.
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