1º PASO - DIGITALIZACION (De un proceso análogo a uno digital)

El primer paso para acceder a las soluciones de reducción de costos y aumento de eficiencia en el proceso documental, es dar un salto cualitativo en el hardware, al cual llamamos “digitalización”, es decir, el recambio de todos los equipos de copiado e impresión análogos de la empresa por sus equivalentes digitales.

¿Qué diferencia hay entre la tecnología análoga y la digital?

En un sistema de copiado análogo, el original es iluminado en una proyección de luz que es usada para la creación de una imagen. Esta imagen pasa a través de un camino de espejos hacia un lente, en donde es proyectada en un cilindro. La imagen es entonces transferida del cilindro a la hoja de copiado. Por cada copia hecha se repite este proceso. El procesamiento digital es muy superior, ya que el original es convertido en señales digitales que permiten una reproducción de imagen óptima y la posibilidad de manipulación en la edición de la imagen.

Con las copiadoras digitales, el original es registrado solo una vez, pudiendo hacer luego múltiples copias con idéntica calidad. La imagen pasa a través de un camino de espejos hacia un lente (similar a una copiadora análoga). Luego entra en un Charged Coupler Device CCD, en donde la imagen es convertida en señales digitales (puntos negros y blancos o “pixels”). Estas señales son manipuladas por la Unidad Procesadora de Imagen, y enviadas a un rayo láser que convierte estas señales en imagen en el cilindro. El cilindro la trasfiere al papel, como una copiadora análoga normal. Dado que las imágenes se manejan como señales digitales la calidad de la copia esta asegurada. Además, la tecnoloía láser asegura la producción de caracteres finos, así como también controla la resolución de la imagen.

¿Cuáles son las ventajas operativas (eficiencia) de la digitalización?

Veámoslo con un caso práctico:

Tarea: Un medico solicita a su asistente sacar un juego de fotocopias de una historia clínica con análisis de 25 páginas, que esta escrita en doble faz y posee algunas páginas en color y otras en blanco y negro. También le encarga escanear ese original y enviárselo únicamente a otros 3 médicos por él designados, a fin de realizar ínter consulta.

Empresa análoga: El empleado comienza a fotocopiar carilla por carilla el documento en su pequeña copiadora análoga, demorando 30 minutos en completar el proceso, y obteniendo un juego en blanco y negro. Lo abrocha y se lo entrega a su superior.Luego digitaliza el documento en su escáner convencional, nuevamente, carilla por carilla, demorando otros 30 minutos en completar el proceso. Guarda todas las páginas escaneadas en su PC en un archivo ZIP con un peso total de 3 MB. Envía por e-mail el archivo a los 3 médicos destinatarios, demorando 7 minutos en cargar el archivo. Los médicos reciben el archivo adjunto y lo guardan cada uno en su PC (generalmente sin borrar luego el mail), demorando 3 minutos más en bajarlo. Cada medico visualiza la historia clínica pagina por página como documentos separados. Al culminar, redactan en su procesador de textos las observaciones y recomendaciones en un documento aparte. Cada uno imprime en su inkjet de escritorio las hojas con las observaciones y las entrega al medico que las ha solicitado.

Empresa digital: El empleado coloca la historia clínica original en un multifunción digital mixto centralizado. El multifunción, a través de sus dispositivos automáticos (alimentador y doble faz), escanea por sí solo las 25 páginas (50 carillas) en una sola pasada demorando 60 segundos. A través del visor (dispositivo e-copy) el equipo pregunta al usuario que desea hacer con el escaneado. El empleado indica la opción de imprimir un juego en el momento (que se imprime en 60 segundos). Mientras el equipo empieza a imprimir, desde el mismo visor asigna un nombre al archivo y lo envía a un servidor central dentro de una carpeta, pudiendo escoger el formato deseado (PDF, DOC, HTML, JPG, etc.). Inmediatamente los médicos pueden acceder desde su PC en red al material escaneado. Cada uno verá el archivo como un documento integrado (no como hojas sueltas). Podrán hacer sus comentarios digitalmente sobre el mismo documento, utilizando texto, marcas y sellos virtuales. Ese documento con sus respectivas modificaciones permanecerá guardado en el repositorio central digital, pudiendo ser consultado por todo el personal autorizado en cualquier momento y mediante múltiples opciones de búsqueda por paciente, numero de expediente, tema, fecha, etc.

Conclusiones:

* 1 hora y 10 minutos perdidos en la empresa análoga, versus solo 60 segundos en la empresa digital.

* 21 MB de espacio total requerido en la empresa análoga, versus solo 3 MB en la empresa digital.

* 5 equipos dispersos no integrados (1 copiadora, 1 escáner y 3 impresoras) en la opción análoga, versus solo 1 multifunción central en la opción digital.

* Ante cada problema, por lo menos 3 proveedores en la opción análoga (uno para copiadoras, otro para hardware e impresoras, y otro para software), versus un único proveedor en la empresa digital.

* Falta de control sobre costos y cantidades de documentos impresos o copiados en la empresa análoga, versus control total y centralizado sobre todo el proceso documental en la empresa digital.

* Información estática, dispersa y de difícil acceso en la empresa análoga, versus información editable, centralizada, compartida, y de fácil acceso en la empresa digital.

¿Cuáles son las ventajas económicas de la digitalización?

El digitalizar y terciarizar el proceso documental posee importantes ventajas económicas, financieras e impositivas a saber:

* Desconocimiento del costo total por cada página procesada en la alternativa analoga, versus costos transparentes, conocidos y controlados en la opción digital

* Costo por página por lo menos 25% más bajos en los equipos digitales versus los análogos

* Necesidad de hacer una onerosa inversión con capital propio en la empresa analoga, versus ausencia de inversión alguna en la alternativa digital.

* Equipamiento considerado un activo propio en la empresa análoga, versus equipamiento considerado como un costo de operación en la empresa digital (con los beneficios fiscales que ello implica)

¿Cuánto debemos invertir para adquirir equipos digitales?

Nada. Un proveedor integral le brinda los equipos bajo sistemas de alquiler o Leasing, que incluyen un mantenimiento integral para su proceso documental.

¿Cómo se lleva a cabo la digitalización de la empresa?

Esto se lleva a cabo a través de la visita inicial de un consultor especializado en proceso documental en donde este observa la disposición de las oficinas, la dotación tecnológica existente, el work flow de documentos, y la demanda de impresiones color y blanco y negro de cada area. En función de variables como: cantidad de usuarios, disposición de las oficinas, tipo de necesidades de procesamiento de documentos, volumen de impresión/copiado de cada area y presupuesto de la empresa; el asesor confecciona un plan de equipamiento a medida; completando, actualizando o bien reemplazando la tecnología existente. Este plan es ofrecido en modalidad de compra, alquiler o leasing, y se lo diseña apuntando a maximizar dos objetivos: que el cliente eleve su nivel de productividad (eficiencia, control y rapidez en el procesamiento de documentos) al mismo tiempo que reduce sus costos operativos.

¿Que otros cambios organizacionales facilita la digitalización?

Además del cambio tecnológico introducido por la digitalización, la empresa sufre una transformación estructural, en la cual se rediseña el circuito documental, se anulan funciones duplicadas y se optimizan los flujos; apuntando a reducir costos y ganar en productividad.Se apunta básicamente a la formación de centros de impresión por área, que capten y reemplacen a las costosas impresiones ink-jet de escritorio. Se cambian muchas impresoras pequeñas por pocas y grandes. De esta manera no solo se reducen sensiblemente los costos de impresión (reemplazando la tinta líquida por toner) sino que se logra controlar el manejo de documentos, a través de un administrador central de impresión.

¿Que proveedor puede digitalizar responsablemente mi empresa?

Syteco s.a. cuenta con una trayectoria de mas de 25 años aplicando soluciones tecnológicas al proceso documental. Sus asesores son expertos en "documentos" y nadie mejor que ellos podrá encontrar la respuesta adecuada a sus necesidades.

EL PROCESO DOCUMENTAL DE UNA EMPRESA

¿QUE ES EL PROCESO DOCUMENTAL?

Se denomina proceso documental al circuito que atraviesan los documentos de trabajo de una empresa (cartas, facturas, formularios, notas de gastos, mails, listas de precios, etc.) desde que son recibidos (desde terceros) o generados (por la propia empresa) hasta que se les da un destino final (generalmente archivo). En medio de estos 2 extremos, los documentos sufren una serie de actividades tales como: edición, circulación entre distintos departamentos, impresión, distribución por mail, fax o internet, clasificado y archivado, etc. Todas estas actividades conforman el proceso total por el cual se les da un "tratamiento" a los documentos de trabajo.

¿CUAL ES LA RELEVANCIA DE ESTE PROCESO DENTRO DE UNA EMPRESA?

El proceso documental es fundamental dentro de una compañía, pues permite el intercambio de información entre los distintos departamentos (compras, ventas, marketing, ingeniería, etc) y entre estos y su entorno (bancos, estado, clientes, proveedores, competidores, etc.). Una empresa no puede funcionar sin intercambio de información.

¿COMO HAN INFLUIDO LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN ESTE PROCESO?

Las nuevas tecnologías han provocado un cambio de paradigma revolucionario en el proceso documental, por el cual el mismo se ha simplificado, multiplicado y complejizado al mismo tiempo, dando lugar a una verdadera explosión documental desde mediados de los 90 hasta el día de hoy. El proceso documental ha sido el principal protagonista de la revolución de las comunicaciones que se da en el mundo globalizado e hiperconectado en que estamos inmersos.Decimos que el proceso se ha complejizado porque mientras que en decadas pasadas la empresa solo podía producir documentos básicos y monótonos casi artesanalmente, hoy dispone de cientos de herramientas informáticas automatizadas para producir todo tipo de documentos de alto impacto en el receptor, que suministran más y mejor información (archivos de texto, audio, video, imagen, etc.) Sin embargo, esta complejidad ha sido acompañada por una gran simplificación en lo que respecta a su generación. Mientras que en tiempos pasados solo unos pocos tenian los medios y la capacidad para "generar información", hoy cualquier individuo puede facilmente desde la PC de su escritorio producir documentos de cualquier tipo y difundirlos rápidamente, casi sin costo y sin fronteras a todo el mundo en cuestión de segundos. Esta "facilidad para comunicar" junto con la "democratización de la generación de información" han generado una multiplicación exponencial de la cantidad de información recibida y enviada, a tal punto que muchas empresas desconocen como hacer para filtrar y manejar esos contenidos y terminan por sufrir un colapso informativo entre miles de papeles, mails y mensajes.

¿QUE PROBLEMAS OCASIONA EL CAMBIO DE PROCESO DOCUMENTAL EN LAS COMPAÑÍAS?

En primer lugar, las empresas tienen más información de la que pueden procesar. Miles de documentos son recibidos o generados con una enorme cantidad de información desordenada, reiterada y desconocida. Esto conduce a que las empresas no saben que es lo que tienen, o cuando lo saben, desconocen como encontrarlo en el momento que lo necesitan.En segundo lugar, este enorme flujo de información dispara sus costos operativos debido tanto a su tamaño como a la falta de control que existe sobre el. Mayor cantidad de información generada o recibida implica mayor cantidad potencial de información impresa, y esto indudablemente se traduce en mayores costos. Los individuos día a día fotocopian e imprimen mails, e-books, fotos, paginas web, listas de precios, cartas, etc. sin pensar si realmente es necesario plasmar en papel dicha información. Se imprime por costumbre y por comodidad. En una empresa, aun con poco personal, pero con una amplia variedad de impresoras, copiadoras o facsímiles, se hace sumamente tedioso sino imposible establecer un control fehaciente sobre esta actividad.Por último, al existir una variedad tan amplia y comoditizada de documentos, los receptores exigen información cada vez más personalizada y de mayor calidad. El cliente o proveedor desestima los spam o comunicaciones masivas que no hacen mas que hacer llegar información reiterativa o inutil para sus necesidades. La despersonalización ocurrida con el avance de la Internet (que reemplazó en gran parte a las comunicaciones cara a cara o via telefonica para el suministro de información) debe ser compensada haciendo llegar documentos que brinden al receptor información clasificada, procesada y sintética que apunte directamente a sus necesidades. Solo así es posible lograr distinción y reconocimiento en la gran maraña de información.

¿DE QUE MANERA PUEDEN SOLUCIONARSE ESTOS INCONVENIENTES?

Aunque parezca reiterativo, los problemas de la tecnología pueden ser resueltos con más tecnología. Actualmente existen softwares y hardwares para solucionar estos problemas, permitiendo que las empresas puedan aumentar la eficiencia y control sobre sus procesos, al mismo tiempo que reducen costos operativos. Sin embargo, la incorporación acrítica de tecnología puede no solo no resolver el problema, sino agravarlo aún mas. Toda incorporación de maquinarias y softwares debe ser precedida por un estudio de consultoría que logre relevar la estructura tecnológica actual de la empresa, detectar las areas en las cuales se genera o recibe la información, rediseñar los circuitos y flujos de datos a fin de hacerlos mas eficientes, relevar las necesidades de tratamiento e impresión de documentos de cada departamento y recién luego configurar una arquitectura de hardware y software que pueda dar un soporte efectivo a los nuevos flujos de información, aprovechando al maximo los recursos, aumentando el control sobre las operaciones, centralizando la información y reduciendo sensiblemente los costos. Los profesionales de SYTECO S.A. se encargan de diseñar para cada compañía una solución a medida que puede satisfacer sus necesidades de comunicación.
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